Sincronizarea cu contul SmartBill Facturare / Gestiune

Sincronizarea presupune preluarea in SmartBill Conta a datelor ce privesc documente emise sau inregistrate in contul SmartBill Facturare / SmartBill Gestiune.

Pentru cazul in care sincornizarea se face cu un cont din programul de facturare, se preiau:

• Facturi: toate facturile emise, fie ca au fost incasate sau nu, stornate sau anulate
• Descarcari de gestiune
• Incasări
• Receptii de la furnizori
• Cheltuieli
• Plati

si, in plus, pentru conturile SmartBill Gestiune

• Descarcarile de gestiune: in cazul in care este vorba despre facturi de vanzare, bonuri fiscale sau avize operate din gestiuni cantitativ valorice. Nu se genereaza note contabile pentru descarcari din gestiuni global valorice
• Receptii de la furnizori

Sincronizarea se poate face doar dupa conectarea celor doua conturi SmartBill Conta cu SmartBill Facturare sau SmartBill Gestiune. Pentru asta, acceseza Sincronizare, introdu e-mail-ul si parola de acces din contul de Facturare sau Gestiune si apasam Conectare.

Aceasta operatiune nu trebuie facut decat o data. Cele doua conturi raman conectate in viitor, daca nu apesi Deconectare.

Dupa conectare, la STATUS SINCRONIZARE este indicata data ultimei sincronizari si numarul documentelor care trebuie verificate.

Butonul Sincronizare permite preluarea informatiilor din contul SmartBill Facturare/Gestiune.

In fereastra care se deschide, trebuie sa:

• alegi sediul din care doresti sa faci preluarea. In cazul in care firma ta nu are sedii secundare, este este afisat doar Sediu principal
• stabilesti perioada pentru care vrei sa faci preluarea documentelor. Automat, este propusa ca data initiala prima zi de la ultima sincronizare,
• Selectezi tipul de documentele pe are doresti sa le preiei in acel moment.

In cazul in care in documentele preluate vor fi articole nedefinite ca tip, aplicatia va deschide o fereastra de eroare. Pentru a finaliza sincronizarea este nevoie ca fiecare produs sau serviciu sa aiba un tip contabil, tip pe care il vom alege din lista deschisa.

Tipul odata definit pentru un articol, ramane salvat in Sincronizare > Tipuri produse, dar poate fi editat ulterior.

Tot aici este necesar a fi definit si codul NC in cazul articolelor tranzactionate cu taxare inversa conf art.331, alin. (2), lit.a) Cod Fiscal, pentru o generare corecta a declaratiei D394. 

Notele contabile care se genereaza in urma sincronizarii depind de urmatoarele informatii:

• Tipul de document folosit. In functie de acesta se foloseste un anumit cont pentru furnizor:
  • Factura: 401
  • Aviz: 408
  • Carnet de comercializare: 462
  • Fara document: 408
• Tipul contabil al produselor:  La fel ca la sincronizarea vanzarilor, tipul contabil al produselor va influenta nota contabila care urmeaza a se inregistra. In acest caz se folosesc conturile de stoc de pe tipurile contabile
• Tipul gestiunii:  Pentru tranzactiile de pe gestiunile globa-valorice se genereaza si notele contabile de adaos.
• Tipul tranzactiei: NIR sau NIR storno. Pentru NIR-ul storno se fac tranzactii cu minus. Dar in functie de preturile de pe factura si costurile din stoc, se fac si note corectie, astfel incat valoarea stocului din conta si cea din gestiune sa fie identice.
• Tara furnizorului:  In functie de aceasta, la sincronizare se va determina daca este o tranzactie interna sau extrena. Iar daca este externa, daca e din UE sau Non-UE  Este foarte important ca tara sa fie scrisa corect, altfel aplicatia nu o va detecta si o considera ca tranzactie interna. In nomenclatorul Parteneri se poate face o verificare a tarilor si daca nu sunt corecte, se pot corecta.  
• Cota TVA folosita:  In functie de cota TVA folosita in Gestiune se folosesc anumite cote de TVA in Conta, la sincronizare.
  SmartBill Conta poate gestiona doar cotele in vigoare din Romania. Daca in SmartBill Facturare / Gestiune se folosesc alte cote, la sincronizare acestea vor fi transpuse in cota de 19%.  
• Tipul furnizorului din punct de vedere a TVA la incasare:  Influenteaza contul de TVA folosit si se bazeaza pe informatia care vine de pe documentul din Gestiune si nu de pe starea actuala/reala a furnizorului pe ANAF. Poate fi corectata ulterior prin verificare parteneri.